Por qué este documento no se parece a ningún otro
Una administración condominal produce muchos papeles. Convocatorias, actas, estados de cuenta mensuales, presupuestos, contratos con proveedores. De todos ellos, sólo uno trae aparejada ejecución: el estado de liquidación de adeudos.
Que traiga aparejada ejecución significa que permite demandar en la vía ejecutiva civil, conforme al artículo 59 de la Ley de Propiedad en Condominio y al artículo 443, fracción IX, del Código de Procedimientos Civiles. En la vía ejecutiva no tienes que probar primero que la deuda existe: la deuda se presume y el demandado es quien tiene que desvirtuarla. Se embarga desde el principio.
La alternativa, cuando el documento no califica, es el juicio ordinario. Ahí sí hay que probar la existencia de la deuda desde cero, con todo lo que eso implica en tiempo. Un cobro que pudo resolverse en meses se convierte en años.
Esa ventaja tiene un precio, y el precio es armar el documento exactamente como pide la ley.
Los cuatro elementos
Uno. El estado de liquidación de adeudos propiamente dicho, con los intereses moratorios y la pena convencional que se hayan estipulado en Asamblea o en el Reglamento Interno. Sin él no hay cantidad líquida que ejecutar. Lo produce la administración, y sólo puede producirlo bien si la contabilidad está al día.
Dos. La suscripción por la persona Administradora y por la Presidencia del Comité de Vigilancia. Las dos firmas, no una. Y ambos cargos tienen que estar vigentes y registrados: si el presidente del comité de vigilancia terminó su periodo y nadie registró al nuevo, el documento no reúne el requisito.
Tres. Los recibos de pago correspondientes. Sirven para acreditar qué sí se pagó y qué no. Sin ellos no se puede demostrar cómo llegaste al saldo que reclamas.
Cuatro. Copia certificada, por Notario Público o por la Procuraduría Social, del acta de Asamblea y del Reglamento Interno donde se determinaron las cuotas. Este es el que más se omite, porque es el más laborioso de conseguir, y es el que sostiene todo lo demás: sin él no hay forma de acreditar que la cuota que estás cobrando fue efectivamente aprobada.
Qué pasa si falta uno
El documento no desaparece. Sigue siendo un estado de cuenta, sigue reflejando un adeudo real, y probablemente el condómino efectivamente deba ese dinero.
Lo que pierde es la calidad de título ejecutivo. Y esa pérdida no siempre se descubre a tiempo: normalmente aparece cuando ya presentaste la demanda y el juez no la admite en la vía que pediste. Para entonces hay honorarios pagados, tiempo perdido, y un moroso que ya sabe que la administración no tiene con qué presionarlo.
Por eso vale la pena verificar los cuatro antes de firmar, como lista de verificación y no como texto corrido.
El interés moratorio, donde muchos se pasan
Sobre las cuotas se aplica por morosidad el interés legal, y la ley pone un techo: no puede exceder el nueve por ciento anual conforme al Código Civil para el Distrito Federal, según el artículo 33, fracción V.
Hay un detalle de cálculo que casi nadie aplica y que importa: el interés se computa tratando por separado cada cuota adeudada. No se calcula sobre el saldo acumulado como si fuera un solo préstamo. Cada cuota tiene su propia fecha de exigibilidad y su propio cómputo.
Una política de cobranza que fije un interés superior a ese techo es impugnable. Y cuando alguien la impugna con éxito no se cae solamente el interés: se debilita todo el expediente, porque queda demostrado que la administración cobró fuera de la norma.
Los errores más comunes
Firmar solo. Es el más frecuente. El administrador integra el estado de cuenta, lo firma y lo manda al abogado. Falta la firma de la presidencia del Comité de Vigilancia y el documento nace incompleto.
Usar el estado de cuenta mensual como si fuera el estado de liquidación. Son documentos distintos con funciones distintas. El mensual informa; el de liquidación ejecuta.
No tener copia certificada del acta donde se fijaron las cuotas. Muchas administraciones tienen el acta en el libro y creen que con eso basta. La ley pide copia certificada por notario o por la Procuraduría.
Cobrar intereses por encima del nueve por ciento anual, o calcularlos sobre el saldo global en vez de cuota por cuota.
Emitir el documento con cargos que nunca se le notificaron al condómino. Aunque el adeudo sea real, un cargo sorpresa es la puerta de entrada de la defensa.
El documento hermano: la constancia de no adeudo
Vale la pena mencionarlo aquí porque es la otra cara de la misma contabilidad, y porque el riesgo personal que implica es el más alto de toda la operación.
La constancia de no adeudo se emite en cinco días hábiles contados desde el día siguiente a la solicitud, conforme al artículo 43, fracción XXV, y al artículo 60. La puede pedir el condómino, el poseedor, un Notario Público o una autoridad jurisdiccional. Y la ley dice, con esas palabras, que la administración la emite bajo su más estricta responsabilidad y conforme a la contabilidad del condominio.
Si se firma sin cotejarla contra el auxiliar de cuentas por cobrar de esa unidad, con fecha de corte expresa, la constancia libera al comprador y el saldo se queda sin cobrar. Ese dinero no se pierde en abstracto: lo absorbe el condominio, y la responsabilidad quedó firmada con nombre y apellido.
El formato
Armamos el formato del estado de liquidación de adeudos con los cuatro elementos del artículo 59 como lista de verificación, para que ninguno se firme por omisión. Forma parte de los treinta y cuatro formatos de trabajo del Curso PROSOC de Capstone Institute, un programa de tres semanas y cincuenta horas sobre administración de condominios en la Ciudad de México.
Cada formato cita el artículo y la fracción de donde sale, para que puedas verificarlo contra el texto vigente en vez de tener que confiar en nosotros.
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